Hoe je door continu leren en verbeteren organisaties naar de volgende level brengt

Als Leitsager komen we vaak organisaties tegen die zich afvragen: Hoe kunnen we als team echt beter worden? Hoe zorgen we ervoor dat we als organisatie wendbaar blijven in een snel veranderende markt? Het antwoord ligt niet in dikke handboeken of in de nieuwste managementtrends. Het antwoord ligt vaak in iets veel fundamentelers: Leren, verbeteren, en dat continu. Dit is precies waar KATA-coaching om draait.

KATA-coaching biedt een raamwerk om elke dag een beetje beter te worden. Het leert teams niet wat ze moeten doen, maar hoe ze het zelf kunnen ontdekken. Het is een coaching methodiek die organisaties de tools geeft om autonoom te verbeteren. Vandaag wil ik je meenemen in de wereld van KATA-coaching, wat het inhoudt, en hoe je het praktisch kunt toepassen in je organisatie.

Wat is KATA-coaching?

KATA komt oorspronkelijk uit de Japanse krijgskunst, waar ‘kata’ een gestructureerde manier van trainen betekent. Het zijn herhalende oefeningen die je basisvaardigheden versterken en je voorbereiden op een breed scala aan situaties. In de context van bedrijfsvoering en coaching hebben Mike Rother en Toyota het begrip ‘Improvement KATA’ ontwikkeld, een systematisch patroon van continue verbetering dat mensen in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.

Binnen KATA-coaching werken we aan twee basisprincipes:

De Verbeter-KATA: Een structuur om uitdagingen aan te gaan door middel van kort cyclische verbeterstappen.
De Coaching-KATA: Een gestructureerde manier om medewerkers op een coachende manier te begeleiden, zodat ze zelf leren denken in termen van voortdurende verbetering.

Met KATA leer je niet alleen hoe je doelen stelt en behaalt, maar ook hoe je obstakels herkent en oplost, hoe je systematisch leert van je omgeving en hoe je flexibel reageert op veranderingen. Het is een methodiek die discipline en vastberadenheid vereist, maar die enorm veel oplevert.

De essentie van Continu Verbeteren

Een belangrijk aspect van KATA-coaching is dat het altijd begint bij het stellen van een uitdaging. Geen doelen die binnen handbereik liggen, maar echt uitdagende doelen die vaak wat ver buiten het directe gezichtsveld liggen. Denk aan doelen zoals: “Hoe kunnen we de doorlooptijd van een productieproces halveren zonder extra kosten?” of “Hoe verhogen we klanttevredenheid met 20% binnen een jaar?”

KATA-coaching daagt teams uit om deze grote uitdagingen stap voor stap aan te pakken door continue verbetercycli. We doorlopen steeds dezelfde vier stappen:

Bepaal de gewenste toestand – Waar wil je naartoe? Dit is niet zomaar een target, maar een langetermijnvisie.
Analyseer de huidige situatie – Waar staan we nu? Dit vraagt om een scherpe analyse van het huidige proces.
Identificeer obstakels – Wat houdt ons tegen? Vaak zijn dit praktische problemen die met kleine aanpassingen op te lossen zijn.
Experimenteer en leer – Wat kunnen we proberen om dichter bij ons doel te komen? Dit zijn kleine, concrete experimenten om te leren wat wel en niet werkt.

De rol van de coach: Leren in plaats van oplossen

Als KATA-coach stel ik mijn rol bij Leitsager vaak als volgt voor: Ik ben geen probleemoplosser, maar een leermeester. KATA-coaching draait om het overdragen van denkpatronen, niet om het overdragen van oplossingen. Dit betekent dat je als coach niet zegt wat er gedaan moet worden, maar vragen stelt die medewerkers helpen hun eigen oplossingen te vinden.

Neem bijvoorbeeld een productiebedrijf dat worstelt met het verbeteren van hun doorlooptijden. De manager wil graag dat alle processen snel verlopen, maar de medewerkers botsen continu tegen obstakels aan. Met de Verbeter-KATA geef ik hun een structuur om hun eigen verbeteringen door te voeren. Door vragen te stellen zoals: “Wat is de volgende stap die je kunt nemen?” en “Wat verwacht je te leren uit deze stap?”, geef ik ze niet alleen de mogelijkheid om een oplossing te vinden, maar ook om deze vaardigheden in de toekomst te blijven toepassen.

De kracht van KATA-coaching is dat medewerkers leren denken in termen van het experimenteren met kleine stappen. Ze ontdekken dat verbetering geen toevallig resultaat is, maar een bewuste keuze. Dit vergt uiteraard een cultuurverandering en een verschuiving in mindset, waarbij fouten niet gezien worden als mislukkingen, maar als leermomenten.

Case Study: Van behoefte tot autonoom verbeteren

Laten we een voorbeeld bekijken van een klant waar we recent mee hebben gewerkt. Een dienstverlenend bedrijf dat te maken had met hoge kosten door inefficiënte processen. Ze wilden hun processen optimaliseren, maar ze hadden al eerder geprobeerd met nieuwe technologieën en veranderplannen. Niets leek echt te werken; de oplossingen waren vaak te complex of werden niet op lange termijn gedragen.

Toen we met KATA-coaching aan de slag gingen, begonnen we bij de basis: De teamleden zelf betrekken en hen de tools geven om hun eigen verbeteringen door te voeren. We startten met het vaststellen van hun lange-termijnuitdaging, namelijk het verminderen van kosten door verbeterde efficiëntie. Vervolgens hebben we hen begeleid in het vaststellen van de huidige situatie en het identificeren van hun eigen obstakels.

Binnen een paar maanden zag je het team veranderen. Ze begonnen dagelijks kort cyclische experimenten uit te voeren, zoals het herinrichten van het intake-proces of het aanpassen van tussentijdse afstemmomenten om te kijken wat voor impact dat had op de efficiëntie. En hoewel niet elk experiment succesvol was, creëerde dit proces een cultuur van leren en zelfontplooiing. Na verloop van tijd zagen we dat de medewerkers zelf nieuwe verbeterideeën opperden en doorvoerden – zonder dat de leidinggevende daarbij een rol speelde.

Waarom KATA-coaching zo krachtig is voor de toekomst van bedrijven

KATA-coaching is meer dan een methode; het is een fundamentele verschuiving in hoe we naar werk en ontwikkeling kijken. Door de KATA-mindset in te voeren, zie je dat organisaties beter in staat zijn om zich aan te passen aan veranderingen en uitdagingen. En dit is precies wat bedrijven nodig hebben in een tijd waarin markten sneller veranderen dan ooit.

De voordelen van KATA-coaching zijn dan ook groot:

Betere probleemoplossing: Teams leren hoe ze zelfstandig obstakels kunnen identificeren en aanpakken.
Snellere aanpassing aan veranderingen: Door continue verbetering is de organisatie flexibeler en minder afhankelijk van starre structuren.
Verhoogde motivatie en betrokkenheid: Medewerkers voelen zich eigenaar van de processen die ze verbeteren.
Duurzame resultaten: Verbeteringen zijn niet tijdelijk, maar worden verankerd in het dagelijkse werk.

Conclusie: KATA als sleutel tot zelfstandig verbeteren

De kracht van KATA-coaching is niet dat het je organisatie ‘verbetert’ zoals een extern adviesbureau zou doen. De kracht ligt in het feit dat het je organisatie leert om zichzelf continu te verbeteren. Als KATA-coach bij Leitsager zie ik mijn rol dan ook vooral als die van facilitator en leermeester, die teams begeleidt om zelf richting te geven aan hun ontwikkeling en verbeteringen. In plaats van afhankelijk te zijn van externe adviesrapporten of ingekochte oplossingen, krijgen medewerkers de tools om zelf de koers uit te stippelen.

KATA-coaching vraagt geduld, doorzettingsvermogen en vooral: een commitment aan continu leren. Maar de beloning is groot. De organisaties die het aandurven om KATA te omarmen, ontdekken vaak dat ze niet alleen hun doelen bereiken, maar dat ze zichzelf ook opnieuw uitvinden. En in een wereld waar verandering de enige constante is, is dat misschien wel de grootste kracht van allemaal.

Met KATA-coaching geef je mensen de ruimte om te groeien, los te komen van vastgeroeste processen en echt zelfstandig te worden.