Ons ‘onderhandenwerk’ groeit, waardoor afronden stagneert. Alles verdient het om opgestart te worden. Denken we. Ik zie dit anders. Mijn visie op werkvoorraad, Little’s Law, Kanban en het creëren van flow.

Ik zie het dagelijks voorbij komen, tijdens de uitvoering van een project, organisatie breed, en ook thuis…. We willen veel te veel, vinden alles belangrijk en starten het op. Alleen hoe meer we opstarten, hoe langer het duurt voordat een eerder gestarte klus wordt afgerond. We weten dat het aanbrengen van focus helpt en toch laten we het ‘onderhanden werk’ groeien. Kijkend door mijn vakinhoudelijke bril houdt dit verband met Little’s Law. Vakgenoten zullen dit met mij herkennen. Kort door de bocht: Little’s Law is het directe verband tussen het onderhanden werk en de doorlooptijd. Door aan de slag te gaan met een beperkte werkvoorraad is het werk sneller af en wordt met focus efficiënt uitgevoerd. En hoe kun je dit stroomlijnen?

Alles op één bord 

Om focus aan te brengen en te werken volgens ‘stop starting, start finishing’ ben ik een groot fan van de Kanban methode en de onderliggende principes:

  • Visualiseer het werk
  • Beperk werk in uitvoering
  • Focus op flow
  • Monitoren, wijzigen en verbeteren

Vrij vertaald leert de Kanban methode ons, met niet te veel werk aan de slag en alles op één bord. Logisch. Maar wat maakt het dan zo moeilijk om dit toe te passen in onze dagelijkse routines? In mijn ogen zijn er een aantal factoren die een belangrijke rol spelen in het daadwerkelijk aanbrengen van focus.

Weten, begrijpen en doorleven

Begrijpen is één, maar er naar handelen is duidelijk een tweede. Een belangrijke oorzaak van te veel onderhanden werk zijn verschillende belanghebbenden. Ze vinden allemaal het klusje wat je voor hen moet uitvoeren het meest belangrijk. Kan je ze aangeven dat je met de klus gestart bent, dan stelt dit toch enigszins gerust. En er is de waan van de dag. De klussen tussendoor die toch echt even moeten. Of toch niet?

De keuze maken om af te ronden waar je mee begonnen bent, al het andere te laten liggen en niks nieuws op te starten blijkt lastig. Terwijl het resultaat is dat je sneller kan afronden én dus sneller iets nieuws kan opstarten. Het vraagt iets van de wijze waarop je plant en hoe jij de verwachtingen managed. Dus, in hoeverre sta jij achter het aanbrengen van focus en weet je jouw belanghebbenden hierin mee te nemen?

Inbouw van flexibiliteit

Een andere belangrijke factor is het inbouwen van flexibiliteit. Als je werkt met een kleinere werkvoorraad betekent dat je een aantal klussen in de wacht zet. En wanneer een klus af is, pak je de volgende klus met de meeste prioriteit. Dit vraagt om kunnen verschuiven van werk en mensen. Je organisatie moet gaan denken in verschillende scenario’s. En het vraagt jou om voorspelbaar te zijn in het werk wat je met focus oppakt.

Het belang van meten wordt onderschat

Meten is weten. Alleen populair is het niet en het is soms lastig in te richten. Daar komt bij dat het vaak wordt geassocieerd met controle van bovenaf. Maar wat als het wordt ingezet als instrument om continu te kunnen verbeteren en als team steeds mooiere resultaten te behalen? Door te meten kunnen processen in beeld gebracht worden en kan er met focus gewerkt worden aan de juiste taken.

Veranderen

De laatste factor is verandering. Het introduceren van een nieuw werkwijze. Het roer omgooien. Belangrijk is hier dat het duidelijk is waarom er overgestapt wordt van manier A naar manier B én dat dit op de juiste wijze wordt overgebracht. In theorie klopt het verhaal, maar in de praktijk wordt er vaak onvoldoende aandacht besteed aan dat wat mensen los moeten laten en welke handvaten ze nodig hebben om naar de nieuwe manier van werken te gaan.

Een viertal factoren die je, als hun valkuilen weet te omzeilen, helpen te bepalen waar jij de focus legt én houdt.

Waar Kanban en Little’s Law vaak worden geassocieerd met een productieomgeving ben ik van mening dat de theorieën breder toepasbaar zijn. Eigenlijk overal, zelfs bij je klussen thuis.

Waar start jij morgen mee? Maar vooral wat rond je af voordat je start?